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Com o avanço da tecnologia a maior parte das empresas além da Internet tem acesso também a Intranet que nada mais é do que uma rede de comunicação privada. Porém uma grande parte destas empresas não se utilizam plenamente das possibilidades das intranets como ferramenta de desenvolvimento da gestão do conhecimento corporativo.

Uma das grandes vantagens das intranets é a possibilidade de se compartilhar informações em tempo real por diversas unidades de negócios e também entre a empresa e os clientes/fornecedores.

Devido aos crescentes problemas de segurança (vírus, hackers, crackers. . .) as intranets também se desenvolveram até um novo patamar designado VPN (Virtual Private Network – Redes privadas) onde há uma série de medidas de segurança e criptografia da informação.

Portanto mais do que ter uma intranet devemos é pensar nas amplas possibilidades que as mesmas nos oferecem tais como:

- Padronização de processos internos: com a disponibilização dos procedimentos internos na intranet possibilitando que todos tenham acesso possam se atualizar sobre os mesmos,

- Comunicação corporativa: através de newsletters e clippings sobre a empresa e os diversos departamentos da mesma, o segmento e os produtos (reduzindo o acesso dos colaboradores à Internet e possibilitando que todos tenham um melhor conhecimento sobre a empresa e o ambiente que a cerca),

- Compartilhamento de informações e arquivos: disponibilizando pastas de intranet aonde planilhas e arquivos podem ser arquivados e acessados por diversos departamentos (reduzindo-se o número de e-mails e possibilitando acesso on line para as informações),

- Portais corporativos de colaboração entre fornecedores / clientes e a empresa: utilizando-se ferramentas de EDI (Eletronic Data Interchange – troca eletrônica de informações) podem ser efetuados: o monitoramento de pedidos de vendas, gestão de pedidos, gestão de estoque no cliente, melhoria de processos logísticos...

- Treinamentos on-line (E-learning) : através da disponibilização de ferramentas de e-learning na intranet a empresa pode otimizar atividades como integração de funcionários, treinamento de funcionários em novas atividades, treinamentos sobre novos produtos e processo, atualização sobre legislações pertinentes para as atividades empresariais.

Portanto o desafio efetivo é otimizar o uso das tecnologias de rede propiciando maiores ganhos nas atividades corporativas e um melhoria do ROI (Return over investiment) de IT da empresa.

Espero que estes poucas sugestões possam ser úteis para uma melhor gestão do conhecimento.

P2D – Do papel para o digital

Com a crescente utilização das ferramentas de informática houve um avanço no processo de criação e acesso da informação porém, da mesma forma, houve um grande aumento do volume de relatórios emitidos.

Entretanto este aumento no número de relatórios emitidos não se reflete necessariamente em mais informações ou na melhoria da qualidade da informação gerada.

Portanto, muitas empresas se preocuparam com esta situação e iniciaram uma série de programas para conscientizar os usuários da correta geração de informações, bem como também da otimização dos recursos de trabalho entre eles o papel e as impressoras.

Uma destas iniciativas foi chamada de P2D (Paper to digital = Papel para digital) a qual em essência divulga a utilização de mídia digital para geração de documentos ao invés do papel.

Existem algumas ferramentas que auxiliam tal iniciativa, dentre as quais podemos citar algumas das mais conhecidas:

Formato PDF (Portable Document Format) o qual permite a publicação de documentos em formato digital mantendo-as as características exatas do documento original.

GED – Gerenciamento eletrônico de imagens (tecnologia, que utilizando scanners, traduz documentos para a mídia digital).

Portanto, dentro do âmbito da consciência ambiental e racionalização de atividades, deveríamos repensar os processos ao nosso redor para fazer a nossa parte no P2D.