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16 / abril / 2005
MELHORANDO A COMUNICAÇÃO INTER E INTRAPROFISSIONAL
Por Antônio Inácio
Ribeiro
Colunista-titular do Portal Brasil e Diretor da Odontex,
www.odontex.com.br
Vivemos a era
da comunicação, quando uma habilidade não participada pode significar o
ostracismo de um talento. Todo um processo de duas décadas de assimilação e
aprendizado, que construíram sua formação, merece e deve ser objeto de
divulgação e esta deve ser encarada como promoção profissional. Para que seu
resultado seja mais eficiente e duradouro, o recomendado seria que esta fosse em
forma escrita, de modo a ter um período maior de efeito e possibilidade de
assimilação posterior. Por isso, é recomendável que o profissional liberal
adquira ou cultive o hábito de escrever.
INICIE POR PERTO
Os interlocutores iniciais desta nova fase devem ser os componentes da sua clínica
ou escritório e os colegas, englobando-se nestes, as entidades de classe. Aos
clientes onde é importante um duplo sentido, além do relacionamento com amigos
e fornecedores, está especialmente indicada a comunicação por escrito. Esta,
além de outras vantagens, tem valor de documento, servindo, quando necessário,
de elemento importante para esclarecer dúvidas quanto a ordens dadas, informações
enviadas, consultas, etc., além de indicações e consentimentos, bem como preços
tratados e contratados.
ESCOLHENDO O MEIO
Com os clientes, aqui residindo uma das chaves do sucesso, a comunicação de
acordo com o objetivo ou conteúdo, pode ser através de cartas, bilhetes,
circulares, fax, cartões ou e-mails, sendo determinante para a escolha do meio
e veículo, o teor, a necessidade de resposta ou ser simples divulgação. Cada
um tem seu tipo próprio de linguagem, sua extensão em quantidade de frases,
uma formatação diferente pelo espaço a ser utilizado, grafia ou utilização
do computador, tirando parte do caráter pessoal, forma de tratamento e momento,
justificativa ou motivação apropriados para seu envio.
DEFININDO A PERIODICIDADE
No tocante à periodicidade, pode oscilar entre duas a quatro vezes ao ano,
sendo a primeira um mínimo e a segunda um ideal. O simples envio de um cartão
de fim de ano é muito pouco para um bom cliente que você deseja manter. Um
cartão de aniversário individualizado e uma carta de orientação sobre
cuidados relacionados com sua profissão, diferenciam-no. Uma reprodução de
matéria de jornal ou revista sobre sua profissão demonstra atenção e, se for
de sua autoria, ainda que para um jornal de bairro ou de entidade de classe,
promove-o sobremaneira, por não ser esta uma prática comum.
ADOTE O ESCRITO
Evite erros, repetições de serviços e outros tipos de desentendimentos com
fornecedores, além de seus conseqüentes envolvimentos emocionais ou
financeiros quanto ao responsável pelos prejuízos, afora seus desgastes de
relacionamento, com a adoção de simples prática de orientações e pedidos
por e-mail, fax ou por escrito, em forma de comunicados orientativos, de preferência
com cópia para dirimir eventuais dúvidas, toda vez que uma informação for
pedida ou uma orientação for passada. Use o mesmo para orçamentos, quer
pedidos, quer passados a clientes.
SEMPRE TRÊS
Para reduzir significativamente seus gastos com aquisição de material de
escritório, limpeza e contratação de serviços de qualquer natureza,
introduza em seu pessoal auxiliar o hábito de cotações por escrito, em no mínimo
três fornecedores diferentes, sempre que algo precisar ser adquirido, evitando
desta forma naturais tendências por algum fornecedor mais simpático ou
galanteador, que normalmente são os que têm os maiores preços e que por conta
de seu relacionamento terminam sendo os preferidos por critérios outros. E você
paga a conta.
REUNIÕES PERIÓDICAS
Objetivando incrementar a comunicação entre o pessoal interno da clínica,
sempre que esta for composta por mais de três elementos, introduza uma reunião
semanal de rotina, com dia e horário pré-estabelecidos e que para criarem hábito,
não devem ser alterados ou ter atrasos. Fomentando a escrita, todos deverão
anotar os assuntos tratados e a um, por sorteio, caberá a incumbência de ler a
ata desta, na próxima reunião. Uma alternativa para a hipótese de o grupo ser
maior ou não haver local apropriado para que a reunião aconteça, uma sugestão,
é almoço semanal em um local e horário definido e que, preferencialmente, não
deve ser alterado. Por razões óbvias, desaconselha-se a sua troca por jantar.
QUADRO MURAL
Boa iniciativa, com excelentes resultados, internos e externos, é a introdução
de um sistema de quadro mural, que se presta para uma variedade de intenções,
que serão tratadas a seguir na forma de sugestões concretas. O fator econômico
tem levado o mural a constituir-se em meio usual de comunicação. Seu resultado
prático em forma de conquista do hábito de sua leitura vai depender
basicamente do local escolhido para sua colocação, da qualidade do material
colocado para leitura e da curta periodicidade de permanência no mesmo, sendo o
ideal a renovação semanal.
COMO FAZÊ-LO
Para montá-lo, basta um isopor de um centímetro de espessura, um pano do tipo
feltro para recobri-lo e uma moldura para melhorar seu visual, além de dar
estabilidade à estrutura, e de alguns percevejos para fixar os textos e
mensagens que você gostaria que colaboradores e clientes lessem. Deve ter
ganchos para sua fixação na parede e é melhor que não tenha vidro de proteção,
a menos que seja colocado em lugar onde grande quantidade de pessoas alheias ao
ambiente circulem, como forma de evitar que retirem o que for afixado.
MATÉRIAS
PROFISSIONAIS
Um tipo de informação que desperta interesse e resultado são matérias
publicadas em jornais e revistas, de preferência de outros estados, abordando
novidades sobre sua profissão. Sempre que as encontrar ou que um cliente as
trouxer, recorte bem e peça para colocá-la no quadro mural. A razão para não
serem de sua cidade é não fazer propaganda de concorrentes. Revistas de âmbito
nacional dão mais credibilidade, principalmente quando se tratar de técnica ou
produtos novos, ainda desconhecidos da maioria.
AVISOS GERAIS
Todo o tipo de avisos e comunicados têm nele um lugar ideal, principalmente horário,
normas e procedimentos, bem como alterações de qualquer natureza. Quando algum
cliente seu tiver sido alvo de alguma matéria na imprensa ou quando enviar
algum convite de casamento, formatura, aniversário, este pode receber destaque,
colocando-o no quadro mural, dando ao seu emitente uma atenção especial. Se
este não tiver o hábito de ler o mural, neste dia deve ser chamado a fazê-lo.
CURSOS E CONGRESSOS
Ao participar de algum curso ou congresso, fixe seu
folder de divulgação ou
lista de aprovados, com timbre da entidade promotora do evento como um aviso de
ausência, não só justificando sua falta, como principalmente promovendo sua
participação, que desta forma se transformará em promoção profissional, além
da habitual atualização. Tendo alguma foto da turma ou sua em atividade no
curso, esta pode servir como ilustração e comprovação de atividade.
OUTROS IMPRESSOS
Folhetos de empresas sobre algum tipo de material, aparelho ou técnica
inovadora, suas indicações e vantagens, também são oportunos para afixar no
quadro mural, pois além de servirem como embelezador, já que habitualmente
contêm bom visual e cor chamativa, têm caráter ilustrativo e divulgador,
facilitando seu trabalho de explicação sobre os mesmos. Eventualmente, podem
ser usadas bulas, manuais de instruções ou propagandas de jornais e revistas,
desde que sua aparência não desprestigie o padrão do quadro ou dê conotação
acentuadamente comercial.
ILUSTRAÇÕES E EXEMPLOS
Fotos de alguns trabalhos com resultados positivos, quer de sua autoria, quer de
livros ou revistas, neste caso sendo importante citar a fonte, podem ser
reproduzidas na forma de xerox coloridas, servindo de atrativo e ilustrações.
Quando acrescidas de alguma legenda, facilitam seu entendimento. Podem ilustrar,
exemplificar ou fundamentar algum texto de sua autoria a respeito de algo de seu
interesse profissional, como maneira de propiciar comprovação para o que está
sendo apresentado.
USANDO CALENDÁRIO
Um cuidado que deve ser tomado para que o quadro mural seja eficiente como
marketing, é que se troque regularmente suas informações, bem como se volte a
fixar algum dos percevejos que eventualmente tenham caído, para não dar idéia
de desatenção para com o mesmo. Manter sua apresentação é dica para
atratividade de sua leitura. Outra é grampear no começo do ano um calendário
no quadro mural e sempre que o atualizar, fazer um círculo com caneta no último
dia de troca das matérias, de forma a se ter com certeza o tempo em que estas
estão em exposição.
A PROPRIEDADE INTELECTUAL É DO
COLUNISTA
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