Área Cultural | Área Técnica |
Ciência
e Tecnologia
- Colunistas
- Cultura
e Lazer |
Aviação
Comercial -
Chat
- Downloads
- Economia |
Página Principal |
- Administração
de Empresas -
01 /
MARÇO / 2007
OS LADRÕES DE TEMPO
Por Tom Coelho (*)
“O tempo
perdido não se encontra nunca mais.”
(Benjamin Franklin)
No mundo corporativo, há uma legião de ladrões de tempo, os chamados desperdiçadores. Eles agem sorrateiramente, reduzindo sua eficácia, comprometendo suas metas, causando-lhe até mesmo stress. Veja a seguir os principais fatores mapeados e se estão presentes em sua vida.
1. Interrupções: significa que você tem valor, amigos ou detém informações de interesse dos outros. As interrupções acontecem por telefone, e-mail ou visitam você pessoalmente. Para reduzi-las:
-
aprenda a dizer NÃO e seja firme;
-
atenda às pessoas em
pé;
-
mantenha a porta da
sala fechada;
-
continue escrevendo
enquanto atende alguém;
-
filtre telefonemas e
e-mails;
-
evite ser receptivo
a visitantes inesperados;
-
retire ou desloque
cadeiras da sala dificultando a acomodação de terceiros;
-
use as palavras
mágicas: desculpe-me, por favor e por gentileza.
2. Comunicação Deficiente: ocorre quando responsabilidades e autoridade não estão definidas com clareza na empresa ou quando há subordinados em excesso. A posologia consiste em:
-
defina com clareza
metas e objetivos;
-
determine
responsabilidades e atribuições;
-
utilize linguagem
simples, concisa e sem ambigüidades;
-
na dúvida, pergunte:
procure fazer certo na primeira vez;
-
forneça informações
seguras para permitir tomada de decisão consistente e ação imediata;
-
lembre-se de que a
regra de ouro chama-se delegar.
3. Reuniões: muitas são desnecessárias e agendadas sem critério. Duram muito tempo, tornam-se evasivas e não geram resultados. Para torná-las produtivas:
-
agende as reuniões
com antecedência;
-
convoque apenas as
pessoas diretamente envolvidas com o tema;
-
defina a pauta e
comunique a todos com antecedência;
-
determine horário de
início e término;
-
mantenha a pauta e
busque a objetividade;
-
não permita
interrupções externas e mantenha celulares desligados;
-
promova debates,
tire conclusões, tome decisões e determine como agir;
-
faça ata ou
memorando com resumo da reunião constando a assinatura dos participantes;
-
faça reuniões curtas
em pé.
4. Telefone: imprescindível na vida moderna, constitui-se no maior vilão das interrupções e, por conseguinte, numa das fontes mais significativas de desperdício de tempo. Algumas dicas:
-
reserve horários
para fazer e receber ligações;
-
relacione os
telefonemas a serem feitos em ordem de prioridade;
-
prepare-se para cada
uma das ligações, munindo-se previamente de informações;
-
identifique-se no
início da ligação – as pessoas não são obrigadas a reconhecer sua voz;
-
deixe recados claros
e concisos;
-
concentre-se em
ouvir a pessoa com quem estiver falando, evitando desviar a atenção;
-
nunca prometa
retornar uma ligação se estiver despreparado para tal ou não desejar
fazê-la;
-
nada de desculpas ou
mentiras: use da honestidade dizendo que não pode atender naquele momento;
-
encerre suas
conversas com cortesia, porém com objetividade.
5. Celular: na mesma proporção em que agiliza as comunicações, também atua como agente de interrupções, invadindo inclusive sua privacidade. Sugestões para otimizar seu uso:
-
desligue o aparelho
quando estiver em reunião ou realizando tarefa que exija concentração;
-
mantenha-o em
vibracall para atender
urgências;
-
utilize o olho
mágico para selecionar as ligações que merecem ser atendidas;
-
recolha mensagens na
caixa postal duas vezes por dia e retorne as ligações em
horários pré-determinados;
-
grave uma mensagem
personalizada no correio de voz;
-
considere a
possibilidade de habilitar um segundo aparelho apenas para emergências, mas
divulgue o número com seletividade;
-
evite atendê-lo
quando estiver em casa.
6. E-mail: substitui o telefone com objetividade. Entretanto, quando utilizado sem critério, torna-se fonte de interrupções, mal-entendidos e até disputas judiciais. Formas de gerenciá-lo:
-
instale um serviço
anti-spam;
-
baixe suas mensagens
no máximo quatro vezes por dia em horários pré-definidos;
-
responda de imediato
as mensagens recebidas e determine um tempo para fazê-lo;
-
utilize o subject
(assunto) para classificar as mensagens;
-
organize pastas
diversas para arquivamento;
-
crie regras de
mensagens;
-
tenha uma assinatura
eletrônica;
-
utilize um corretor
ortográfico.
7. Internet e Intranet: são instrumentos importantes para acelerar a comunicação e busca de informações. Mas vale lembrar que, às vezes, pode ser mais eficiente caminhar até a estação de trabalho de seu colega. Além disso:
-
avalie de maneira
criteriosa o uso da intranet e de comunicadores como ICQ e Messenger;
-
tal qual o telefone
e e-mail, seja seletivo e coerente no envio e recebimento de mensagens;
-
atenção com os sites
navegados em virtude do risco de vírus e
spys (programas espiões);
-
solicite suporte ao
responsável pela manutenção da rede caso note alguma irregularidade;
-
deixe de assinar e-zines e não autorize a divulgação de dados seus ou da empresa.
Decerto há outros fatores de desperdício de tempo que poderíamos relacionar. Mas atentando para estes sete aspectos, é certo que sua produtividade pessoal aumentará.
E esteja sempre a postos para a ocorrência de imprevistos. Eles são imponderáveis, por isso, deixe espaço em sua agenda para contratempos. Planeje seu dia e sua vida tendo em mente: “e se...”.
(*)
Tom Coelho, com formação em Economia pela FEA/USP, Publicidade pela ESPM/SP,
especialização em Marketing pela MMS/SP e em Qualidade de Vida no Trabalho pela
FIA-FEA/USP,
é empresário, consultor, professor universitário, escritor e palestrante.
Diretor da Infinity Consulting e Diretor Estadual do NJE/Ciesp,
já foi colunista do Portal Brasil durante 37 meses.
Contatos através do e-mail [email protected].
Visite:
www.tomcoelho.com.br.
PROIBIDA A REPRODUÇÃO SEM AUTORIZAÇÃO PRÉVIA POR ESCRITO
OS DIREITOS AUTORAIS DESSE TEXTO ESTÃO RESERVADOS AO SEU
AUTOR
Leia mais sobre administração ==> CLIQUE AQUI
FALE CONOSCO ==> CLIQUE AQUI