Noções de custos em odontologia, por Antonio Inácio Ribeiro

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GESTÃO DE MARKETING E NEGÓCIOS
16 / ABRIL / 2007

NOÇÕES DE CUSTOS EM ODONTOLOGIA
Por Antônio Inácio Ribeiro (*)
Colunista-titular do Portal Brasil e Diretor da Odontex, www.odontex.com.br

INTRODUÇÃO
Sua importância na administração de um escritório ou consultório prende-se ao fato de ser uma das determinantes do resultado financeiro deste. A outra é a receita. Todos nós somos inclinados, quase como uma inércia de movimento, a variar (aumentando, sempre) os custos na medida em que a receita aumenta. Há que se dimensionar proporcional e prioritariamente os custos em sua elevação de tal forma que não tenhamos comprometimento do resultado líquido.

Em nível de consultório ou escritório, que são uma organização pequena em se tratando da composição de custos, a regra básica é que o profissional conheça e controle os itens que geram seu custo. O simples fato de conhecer todos os fatores geradores, tê-los por escrito e acompanhar suas variações, já é bom procedimento no controle dos custos. É importante também que os classifique e qualifique, atribuindo e ordenando sua importância e necessidade. Os custos, de uma maneira geral, podem ser fixos e variáveis.

CUSTOS FIXOS
São aqueles que independem do funcionamento ou geração de receita, trabalhando ou estando de férias, percebendo muito ou pouco por seu trabalho, eles são obrigatórios. São custos difíceis de serem alterados de imediato, pois normalmente são contraídos a médio e longo prazo.

Dentro dos custos fixos, podemos destacar a título de exemplos: aluguel ou amortização de imóvel; salário e encargos sociais decorrentes; impostos (não variáveis do tipo predial e territorial); depreciação de equipamentos e aparelhos e seus encargos de manutenção; contribuições obrigatórias a órgãos de classe (Conselho, Associação e Sindicato); as taxas mínimas de telefones, água e eletricidade, como os mais importantes.

Normalmente alguns custos fixos são os maiores, implicam ao profissional compromissos de maior monta, como a compra de um conjunto ou casa, troca do equipamento, aquisição de um computador. Afora o fato de serem os de maior monta, não podem ser lançados ao livro caixa como despesa. Pela legislação só podem ser amortizados ao percentual de 10 % ao ano. Em caso de aumento de produtividade, eles permanecem constantes, como podemos observar no exemplo que será apresentado.

Sua característica é a diminuição na participação percentual à medida que a receita vai tendo acréscimos, pela permanência constante dos valores do custo fixo.

CUSTOS VARIÁVEIS
São os que flexionam em função da produtividade. Quanto mais o profissional trabalhar, tanto maiores eles serão. Por outro lado eles podem ser alterados com maior facilidade, diferentemente dos custos fixos, e programados por períodos ou prazos mais curtos.

Nos custos variáveis de um consultório ou escritório, dentre outros, podemos enumerar os seguintes: despesas com materiais de escritório em geral, serviços de terceiros, impressos, material de limpeza e escritório, variações no uso do telefone, no consumo de energia, etc.

Via de regra, se comparados aos custos fixos, em condições normais, os custos variáveis são menores. Podemos exemplificar sua variação de acordo com a produtividade.

Alguns, por sua participação percentual irrelevante, não precisam ser alvo de maiores cuidados. Por exemplo, material de limpeza. Outros, de acordo com o tipo de serviço, devem ser objeto de um critério maior. É o caso dos custos com funcionários, que podem ultrapassar a casa dos 10 %.

Devem merecer atenção especial aqueles que possam significar participação percentual expressiva como podem ser, por exemplo: imposto de renda, que podem variar entre 20 e 30 % ou mais; juros de empréstimo, cheque especial ou cartão de crédito, que igualmente podem oscilar em taxas acima de 10 %.

PONTO DE EQUILÍBRIO
É o momento em que, dentro de um período (por exemplo, o mês), as receitas se equilibram com as despesas. A partir daí, o profissional passa a ter lucro. Para que o profissional conheça o ponto de equilíbrio de seu consultório ou escritório, ele precisa ter um domínio dos valores de custo, tanto fixos como variáveis do período. Em unidades pequenas e de receitas não muito elevadas, o ponto de equilíbrio é facilmente atingido e não requer muitos cálculos para ser determinado.

Nos de maior de envolvimento maior com pessoal, aluguel, assistentes, materiais e outras despesas grandes o ponto de equilíbrio passa a ter uma significação maior, devendo ser objeto de acompanhamento sistemático. Como as profissões liberais são uma prestação de serviços e os globais não são muito expressivos, boa parte dos profissionais não dispensa muita atenção ao ponto de equilíbrio.

BALANCETE
É uma modalidade simples e segura de o profissional ter, mensalmente, uma posição da parte financeira do seu escritório ou consultório.

Para sua elaboração simples, bastam dois componentes: ativo e passivo. Para melhor entendimento, apresentaremos como estão compostos, de forma simples, cada um dos dois.

Através de uma planilha o profissional, com dados do livro caixa pode, facilmente, avaliar com segurança a sua situação em um dado momento ou em um determinado período.

LIVRO CAIXA
Em caso do livro caixa ser registrado ou se o profissional tiver optado por não registrá-lo como lhe faculta a legislação, é importante tê-lo. Não somente pelas variações de custo ele pode ser útil, mas também pelas oscilações da receita.

Quando o volume de lançamentos for pequeno, seus apontamentos podem ser facilmente executados pela auxiliar. Nas situações em que o movimento em lançamentos for maior é recomendado lançar mão dos serviços de um contador. Os bons profissionais não devem abrir mão do livro caixa como forma de controle do seu movimento.

CONTROLE DE CUSTOS
O simples fato de se acompanhar e anotar as despesas já é uma forma de diminuir os custos. O ato de organizar as despesas é, por si só, perante o pessoal auxiliar e perante si mesmo, uma maneira de disciplinar e minimizar os custos.

Controlar o estoque de materiais é uma tarefa que pode ser simples. Adquirem-se fichas de controle de estoque em uma papelaria. Abre-se uma ficha para cada material que tem consumo sistemático e em maior escala. Lança-se a data da compra, do uso e de seu término.

Alternativa às fichas de controle em estruturas de menor movimento ou baixo consumo de material é adquirir o hábito e praticar a anotação em todos os materiais de maior consumo, na caixa ou na etiqueta do vidro, a data de sua compra e ou o início de sua utilização. Esta informação poderá ser complementada com a anotação do preço pago pela mesma. Se a secretária codificar as compras com a colocação das caixas e vidros dos produtos que terminaram em sua gaveta ou local apropriado, ao fazer o novo pedido terá idéia de variação no preço se houver e, de acordo com o aumento, buscar outro fornecedor e preço menor. São práticas simples que dependem exclusivamente de adquirir hábito, além de controlar e motivar a pessoa encarregada a fazê-lo. Com certeza estas pequenas iniciativas geram economias e dão controle de custos.

O hábito de ter uma caixa de reserva de todos os materiais evita a necessidade de fazer um pedido com urgência ou às vezes ter que buscar determinado material, gerando um custo adicional é um exemplo simples de como se podem reduzir custos, sem gerar despesas adicionais.

O controle e organização das contas a pagar em arquivo próprio (o ideal é aquele do tipo sanfona com numeração de 1 a 31). Toda mercadoria ou serviço deve ter sua nota fiscal colocada no arquivo de pagamento. No momento da chegada do bloqueto para pagamento, retira-se a nota fiscal e o coloca-se em seu lugar. Este é outro exemplo de como é simples controlar custos em um consultório ou escritório. O seu descontrole gera multas e juros, que aumentam desnecessariamente os custos e, algumas vezes, podem prejudicar a imagem do profissional.

A compra de equipamentos e aparelhos com certeza é benéfica a um profissional. A decisão do momento certo para comprar um aparelho, trocar o equipamento ou comprar outra sala, pode evitar despesas adicionais como excesso de encargos financeiros em sua aquisição no caso de compra a prazo, quando é sabido que com o dinheiro na mão, não só se consegue negociar melhor, bem como se obtém sempre melhores preços (e menores custos).

Pagando em dia os encargos sociais (INSS, FGTS, IMPOSTO DE RENDA, etc.), evitando multas e juros, o profissional está diminuindo custos, porque, no caso de recolhimentos em atraso, normalmente, demanda a presença de uma fiscalização acarretando perda de tempo e novas multas. Os encargos sociais, pelo que representam na folha de pagamento, também são importantes na composição dos custos e muitas vezes esquecidos.

Em síntese, todo o custo bem administrado é pequeno em prestação de serviço e não compromete o resultado líquido. Um custo que não é muito utilizado pelos profissionais liberais e que, nos tempos modernos, tem tido vital importância no resultado de outros negócios é a propaganda. Por entendermos que a propaganda é um investimento que traz retorno, ela gera aumentos de faturamento, o que ajuda a diminuir os custos variáveis.

EVITANDO PREJUÍZOS
Idéia prática para um custo de pequena monta e resultados preventivos quanto a perdas por não recebimento é contatar entre seus clientes ou amigos, um que tenha loja e seja vinculado a Associação Comercial, para nos casos de orçamento de maior valor, em clientes desconhecidos e que esteja pleiteando pagamentos parcelados, pedir a este para que consulte o SPC (Serviço de Proteção ao Crédito), verificando se aquele candidato a cliente não está negativado (deve algo na praça). Esta camaradagem pode ser alvo de troca de gentilezas e vantagem especial quando de algum orçamento de amigos ou familiares deste que de quando em vez, faz a gentileza.

Outra alternativa, na impossibilidade da acima, é contatar o gerente da sua conta no banco e, munido do CPF do candidato a paciente, consultar se este não está incluído no cadastro de emitentes de cheque sem fundo. Ter cuidado de não mencionar as fontes ao comentar com o novo paciente, visto estas serem consultas sigilosas. Expor simplesmente que por tratar-se de cliente novo o pagamento deverá ser efetuado a vista, na eventualidade de o cliente ter situação negativa.

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