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- E-estratégia & Inovação -
Outubro / 2003

2ª quinzena - Ferramentas básicas para o sucesso empresarial
            Quando falamos de ferramentas básicas para o sucesso empresarial, na minha opinião, o Administrador deve inicialmente buscar na caixa de ferramentas da simplicidade as seguintes ferramentas:
- BOM SENSO: (geralmente funciona muito bem há milhares de anos e sobrevive aos modismos e teorias de administração).
- ESTRATÉGIA: Afinal como já disse o poeta “Não há bons ventos para quem não sabe para aonde quer ir!”.
            Estratégia clara e bem elaborada deve ser utilizada e comunicada para todos os elementos da organização fornecendo um dos direcionadores principais para as atividades da empresa. A gestão estratégica é uma boa ferramenta pois fornece para a empresa o controle sobre a estratégia efetuando correção de curso quando necessário.
- LIDERANÇA: pelo exemplo (mais do que falar que sabe ou pensar que ter MBA´s ou muitos anos de experiência, as pessoas realmente devem demonstrar pelos atos diários com ética, disciplina, determinação e responsabilidade o caminho a ser seguido e assim com certeza criar uma liderança legítima e duradoura),
- ÉTICA E RESPONSABILIDADE: uma dupla que sempre vem a calhar no mundo empresarial e que muito pode agregar valor para os indivíduos e organizações de maneira efetiva e criar um círculo virtuoso que pode alavancar o crescimento da empresa em diversos níveis (econômico, organizacional, imagem, marca....)
- COMUNICAÇÃO EFICAZ: Como a empresa é composta de diversas pessoas a comunicação é essencial para que todos estejam sempre alinhados com os objetivos corporativos e também para que a empresa tenha sempre o feedback dos colaboradores para corrigir eventuais desvios de curso.
- TRABALHO EM EQUIPE: Com uma liderança nos moldes da ética e responsabilidade o trabalho em equipe geralmente tem um ambiente propício para se desenvolver de maneira efetiva, pois mais importante do que um bom roteiro (planejamento) é necessário ter um bom elenco (portanto com a seleção e desenvolvimento de pessoal a empresa buscando as pessoas corretas para compor o grande time que é a empresa, onde diversas equipes devem se mobilizar em prol do objetivo maior que é o sucesso individual, coletivo e duradouro).
- GESTÃO PELO CAIXA: (se não gerar caixa não gastar e assim planejando os gastos e receitas manter a empresa em linha com suas reais possibilidades)
- INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO EMPRESARIAL: Quando falamos de informações geralmente devemos utilizar aos recursos de informática e O&M (organização e métodos) de maneira efetiva, porém visando sempre a simplicidade e usabilidade dos mesmos (relatórios simples apenas com as informações necessárias e que sejam auto explicativos e sistemas de informática que se complementem de maneira harmoniosa) .
            Tendo a informação simples e essencial à disposição as pessoas podem então transformar informações em conhecimento empresarial que poderá alavancar a gestão estratégica da empresa de maneira efetiva.
- MELHORIA CONTÍNUA: Tendo em vista que algo sempre pode ser melhorado o desafio é transformar a melhoria contínua numa prática comum, desenvolvendo em todos os colaboradores o hábito de inovar sem que o mesmo se torne uma obsessão corporativa.
            E por último porém não menos importante é fazer o que se gosta e gostar do que se faz enfim o administrador, as pessoas e a empresa devem ter a vocação para as atividades que desenvolvem, pois sem isto o que seria uma simples rotina de trabalho e crescimento pessoal e profissional pode ser tornar um exercício de tortura e dificuldades constantes.
            Não há uma receita ou um modelo definitivo a ser adotado existem é claro outras ferramentas e conceitos e mesmo os conceitos acima podem ser alocados de maneiras diferentes em diferentes organizações conforme o bom senso e a necessidade.
            Porém o objetivo final de todo administrador deve ser o desenvolvimento da organização e dos indivíduos de maneira ética, duradoura agregando valor para os indivíduos, a organização, o segmento em que atua e para o país criando um circulo virtuoso, empregos e contribuindo para a melhoria do ecossistema global do qual fazemos parte.
Espero poder ter contribuído com minha visão sobre as ferramentas essenciais ao administrador.
Boa sorte e sucesso.

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1ª quinzena - Gerenciamento de custos de telecomunicações

            Muito se falou e se fez em termos de telecomunicações e de fato o Brasil se encontra atualmente em pé de igualdade com os países desenvolvidos (telefonia celular, gsm, Internet, intranet, comunicação wireless, vídeo-conferência . . .).

            Ao mesmo tempo em que as telecomunicações interligaram as empresas com os colaboradores e consumidores tornando o mundo menor e mais simples também passou a representar uma grande parcela dos custos das empresas.

            Portanto, abaixo, há algumas sugestões de como visualizar e otimizar os custos com telecomunicações.

            Em relação a gastos de telefonia, seria bom você observá-los sob uma ótica bem ampla efetuando uma análise de diversos fatores, buscando a unificação para ganhos com volume e soluções alternativas:

TELEFONIA FIXA :

            Com quantas e quais as operadoras com que você trabalha?  

            Caso haja mais de uma operadora é possível unificar ou otimizar para uma única e negociar um melhor acordo corporativo?

            Escalonar através da conta telefônica os gastos com DDD, DDI, Celulares e elencar os "Top consumers"  (maiores gastadores )?

            Entrevistar os "Top consumers" e verificar o por que dos altos índices de chamadas? (em alguns casos é melhor colocar um ramal na outra ponta, ou comunicação por rádio, ou e-mail, ou instant message; enfim uma série de ações pontuais podem eliminar grandes gastos em pontos isolados).

            Verificar os tipos de linhas e ramais que se tem? (ter linhas digitais ou analógicas e o por que de um tipo ou do outro, às vezes se tem linhas analógicas sem necessidade pois com o número de linhas digitais poderiam se substituir as analógicas por digitais).

            Verificar as ligações intracompanhia, as vezes você tem linhas de telefones diferentes e as pessoas ao invés de serem integradas pelo PABX efetuam uma ligação externa para a outra linha (o que poderia ser evitado e otimizando o investimento no PABX).

            Conferências digitais são fatores que economizam tempo e dinheiro evitando ligações desnecessárias, resolvendo-se problemas em tempo real (porém muitas vezes os usuários não sabem usar o recurso e para resolver um problema simples efetuam 10 ligações o que poderia ser feito de uma só vez em conferência).

FAX E TRANSMISSÃO DE DADOS:

            Muitas vezes se tem um volume muito grande de fax que poderia ser otimizado com um servidor de fax aonde as pessoas enviariam do micro os documentos (sem precisar imprimir e reduzindo custo com impressoras) e uma grade de programação do servidor de fax usaria uma matriz de "urgência x praticidade" para enviar os fax nos horários de menor custo telefônico.

            Links de frame relay, por vezes em alguns pontos poderiam ser substituídos por internet banda larga (você pode perder velocidade, mas em algumas atividades é aceitável e com isto se reduz custos mantendo-se a performance mínima desejada).

TELEFONIA CELULAR:

            Verificar com quantas operadoras vocês trabalham (se há chances de centralização/otimização em um número menor de operadoras com um contrato corporativo a preços menores.

            Revisar os contratos corporativos buscando vantagens (aparelhos gratuitos por parte da operadora).

            Revisar os custos com Nextel (quando se usa rádio puramente é interessante porém quando você começa a fazer ligações para celulares e outros telefones o custo do rádio se torna muito alto).

MEIOS ELETRÔNICOS:

            Verificar o uso eficaz de e-mail (às vezes um e-mail bem redigido e claro evita vários telefonemas).

            Mensagens instantâneas: disponibilizar o uso de mensagens instantâneas para equipes que se falam regularmente (pois com um treinamento e monitoração pode ser tornar um instrumento eficaz de melhoria de atividades e redução de custos.

            Vídeo-conferência (seja com webcam ou com equipamento dedicado) o uso das mesmas pode otimizar as operações de determinado departamento da empresa e ainda ao custo de ligação local ou banda larga você tem abrangência nacional e internacional.

            Bem, há uma série de atividades e possibilidades de redução de custos de telefonia.

Boa Sorte e Sucesso.

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